El Ejecutivo Sr. Jimmy Zabala: La correcta Gestión de Proyectos
La gestión de proyectos implica un conjunto integral de actividades destinadas a planificar, monitorear y controlar de manera efectiva los aspectos financieros de un proyecto. Abarca varios procesos y consideraciones para asegurar el éxito económico del proyecto. Exploremos los componentes críticos de la gestión financiera en proyectos en detalle.
La presupuestación es un aspecto fundamental de la gestión de financiación de proyectos. Se trata de estimar los costos asociados con la ejecución del proyecto y la asignación de recursos en consecuencia. El presupuesto del proyecto generalmente incluye costos directos (como mano de obra, materiales y equipos), costos indirectos (como gastos generales) y reservas para contingencias para dar cuenta de eventos o riesgos imprevistos.
La estimación y el control de costos son cruciales para desarrollar un presupuesto realista. Los gerentes de proyecto y los profesionales financieros colaboran para estimar los costos de cada actividad del proyecto, considerando factores como los requisitos de recursos, los precios de mercado y la inflación. A lo largo del ciclo de vida del proyecto, se implementan medidas de control de costos para monitorear los gastos reales, compararlos con el presupuesto y tomar medidas correctivas para administrar los sobrecostos o las desviaciones.
La evaluación y gestión de riesgos financieros pueden tener un impacto significativo en los resultados del proyecto. La gestión financiera implica identificar, evaluar y mitigar los numerosos riesgos financieros asociados con el proyecto, como la volatilidad del mercado, las fluctuaciones del tipo de cambio de divisas, los cambios en las tasas de interés y la inflación. Las estrategias de gestión de riesgos incluyen la identificación, el análisis y la priorización de riesgos y el desarrollo de planes de respuesta a los riesgos para minimizar su impacto potencial.
La gestión eficaz del flujo de caja garantiza que el proyecto tenga fondos suficientes para cumplir con sus obligaciones financieras en las diferentes etapas. Esto incluye monitorear la entrada y salida de efectivo, pronosticar las necesidades de efectivo, optimizar el momento de los pagos y recibos y administrar el capital de trabajo. Las proyecciones de flujo de efectivo ayudan a identificar posibles déficits o excedentes, lo que permite a los gerentes de proyectos tomar medidas proactivas para mantener un flujo de efectivo saludable.
Los informes y análisis financieros son esenciales para proporcionar a las partes interesadas información precisa y oportuna sobre el rendimiento financiero del proyecto. Esto incluye la preparación de estados financieros (como estados de ingresos, balances y estados de flujo de efectivo), análisis de variaciones para comparar los datos reales con el presupuesto y proporciones financieras para evaluar la salud financiera del proyecto. Estos informes permiten la toma de decisiones informadas y facilitan la transparencia y la rendición de cuentas.
Las estrategias de financiación y financiación implican la identificación de fuentes de financiación adecuadas, como capital, deuda, subvenciones o inversiones externas. Los gerentes de proyecto trabajan con profesionales de finanzas para desarrollar estrategias de financiamiento que se alineen con las necesidades financieras, el apetito por el riesgo y el costo de capital del proyecto.
Gestión de contratos y proveedores. Los proyectos a menudo implican contratos y compromisos con proveedores, proveedores y contratistas externos. La gestión financiera incluye la negociación y gestión de contratos, asegurando el cumplimiento de los términos y condiciones financieros, monitoreando el desempeño de los proveedores y procesando facturas y pagos a tiempo.
Sobre el tema muchas veces olvidado, Gobierno Financiero y Cumplimiento:
Los proyectos deben cumplir con las normas financieras, las normas contables y las políticas internas. La gestión financiera incluye el establecimiento de marcos de gobernanza económica, controles internos y mecanismos de cumplimiento para garantizar prácticas financieras éticas y legales. Esto puede implicar auditorías, evaluaciones de riesgos e informes de cumplimiento.
Por último, uno de los factores críticos de éxito de cualquier proyecto son los integrantes del equipo, quienes manejarán una amplia gama de actividades, recursos, presiones, estímulos externos y obstáculos imprevistos; deben ser cohesivos y bien dirigidos. No es suficiente que los altos ejecutivos pregunten a las personas en el enfriador de agua si un equipo de proyecto lo está haciendo bien; deben aclarar las funciones, los compromisos y la responsabilidad de los miembros. Deben elegir al líder del equipo y, lo más importante, determinar la composición del equipo.
Los patrocinadores ejecutivos inteligentes son muy inclusivos al elegir equipos. Identifican el talento solicitando nombres de colegas clave, incluidos los gerentes de recursos humanos; por criterios circulantes, han elaborado; y buscando a los mejores en todas las funciones. Si bien aceptan voluntarios, no eligen solo a los partidarios de la iniciativa de cambio. Los altos ejecutivos entrevistan personalmente a las personas para que puedan construir la cartera adecuada de habilidades, conocimientos y redes sociales. También deciden si los miembros potenciales del equipo deben dedicar todo su tiempo al proyecto; si todavía lo necesitan, deben pedirles que asignen días u horarios específicos a la iniciativa. La alta dirección publica los parámetros sobre los que juzgará el desempeño del equipo y cómo esa evaluación encaja en el proceso de evaluación regular de la empresa. Una vez que el proyecto se pone en marcha, los patrocinadores deben medir la cohesión de los equipos administrando encuestas confidenciales para solicitar las opiniones de los miembros.
Por Jimmy Zabala.
